En ces temps de tumulte qui ébranlent les fondements de notre société et de notre économie, il est triste de penser que plusieurs entreprises vont couler. Heureusement, d’autres vont émerger et certaines vont perdurer au-delà de la crise. Quand ce genre d’événement survient, c’est la loi de la jungle : adapte-toi ou meurs. Que faire, donc, pour s’assurer que notre organisation a ce qu’il faut pour faire partie des survivants?

C’est vrai, la situation actuelle est une exception. Rarement avons-nous connu de situations qui créent autant de remous et sur une aussi vaste échelle. Le monde entier est en alerte, en train de mettre des bouts de solution en place, essayant de circonvenir le problème et de le contenir. Comme bien des entreprises, les gouvernements sont en mode réaction au lieu d’être en mode préventif. Au lieu de prendre des décisions difficiles et impopulaires mais efficaces sur le long terme, on gère à la petite semaine. C’est en général ce qui se produit dans les compagnies qui gèrent au « bottom line » au lieu de se préoccuper de la vision sur le long-terme, et c’est ce qui les rend aussi fragile. À force de regarder regarder la performance à court-terme, on devient myope… et quand l’environnement change, on est frappés de plein fouet.

Aparté : que l’on soit d’accord ou non avec l’ensemble de la plateforme électorale de la CAQ, nous sommes chanceux d’être au Québec et d’avoir un gouvernement qui a l’humilité d’accepter à la fois la science et les recommandations des experts en santé publique, un gouvernement qui a pris des notes sur ce qui s’est fait ailleurs et s’inspire des meilleures pratiques… et surtout un gouvernement qui prend les décisions, les applique et les communique clairement et efficacement à la population. Chefs d’entreprise et gestionnaires, prenez des notes : ce sont là les éléments de base de tout leadership qui se respecte.

Maintenant que la crise est arrivée, elle n’est même plus à nos portes, elle a franchi le seuil, quoi faire ? Les entreprises de toutes tailles devront faire face à des défis colossaux qui ne pourront être relevés que dans un esprit collaboratif. Les entreprises qui s’en tireront le mieux seront celles qui donneront la latitude nécessaire à leurs gestionnaires pour prendre les mesures qui s’imposent :

1 – Le télétravail

Combien d’entreprises jusque là très réfractaires au télétravail se voient aujourd’hui obligées de forcer leurs employés à rentrer au boulot puisqu’elles n’ont pas le matériel, les infrastructures ou même la flexibilité opérationnelle nécessaire pour assurer la continuité de leurs services ? Comment garantir qu’une fois la crise passée, les employés n’en voudront pas à l’entreprise d’avoir mis leur sécurité en jeu ? Parce que c’est exactement de ça dont il s’agit.

Rappel des responsabilités d’un bon gestionnaire (pour les compagnies qui veulent mettre en place le télétravail, faites des points suivant une liste à cocher… parce qu’il s’agisse de gestion de proximité ou à distance, vos employés ont besoin des mêmes choses de votre part…) :

  • établir la confiance avec les employés (la confiance, ça va dans les deux sens et faire preuve d’humilité, c’est aussi établir une véritable collaboration avec vos équipes);
  • garantir leur sécurité (ne les mettez pas inutilement en danger, protégez-les et établissez un climat dans lequel ils n’auront pas peur de vous dire les choses telles qu’elles sont);
  • leur donner les outils, l’information et l’environnement dont ils ont besoin pour performer (donnez-leur les capacités technologiques pour pouvoir travailler, mettez en place des processus pour communiquer et faites-le le plus efficacement possible, assurez-vous que leur lieu de travail est adapté à leurs besoins);
  • les soutenir en cas de problème (s’ils vivent des moments difficiles, faites-leur sentir que vous êtes là pour eux, écoutez ce qu’ils vous disent et ressentent – EMPATHIE);
  • les accompagner et les coacher lorsqu’ils ont besoin de l’être (si vos employés font des erreurs, il faut s’assurer qu’ils apprennent de ces dernières – pour ça la confiance et la sécurité sont importantes).

2 – La gestion des émotions

Une crise comme celle-ci fait ressortir toutes sortes de choses… Les tensions passées pourraient ressurgir dans vos équipes, et si jamais des conflits étaient latents, le stress pourrait être la bougie d’allumage. Par contre, une crise est également une occasion en or de revoir nos priorités, en tant qu’organisation mais aussi au niveau personnel, en tant que gestionnaire ou leader.

Le travail à distance mis en place dans plusieurs organisations pourrait diminuer le facteur « explosif », tout en causant d’autres problèmes : la démobilisation et la déresponsabilisation. Facile à comprendre puisque l’être humain est avant tout un être social, le fait d’être isolé de nos collègues pendant plusieurs jours, voire semaines pourrait engendrer une baisse de motivation chez certains. Bizarrement, on peut aussi voir l’inverse se produire – certains employés qui se sentent micro-managés verront le télétravail comme une bouffée d’air frais. C’est donc la responsabilité du gestionnaire de comprendre les besoins de ses employés, de maintenir le moral de tous et d’être le chef d’orchestre de cette nouvelle symphonie.

Comment ?

  • Consulter ses employés sur la fréquence à laquelle il doit y avoir des communications individuelles entre les employés et le gestionnaire.
  • Établir une routine quotidienne/hebdomadaire avec un moment pour discuter en équipe (préférablement en vidéoconférence pour VOIR les gens) de ce qui se passe pour chacun afin de maintenir la cohésion. On prévoit du temps pour parler business pour les sujets qui concernent tout le monde, mais aussi un bref moment pour parler de sa situation personnelle (son moral, sa situation, etc.). Cela ne veut pas dire prendre 2h à tous les jours pour parler de ses émotions, mais il faut garder du temps pour connecter à un autre niveau que seulement au niveau business.
  • Donner des objectifs clairs et les communiquer à tout le monde.
  • Informer les employés du processus/protocole à suivre en cas de problème technique.
  • Mettre en place des plans de contingence dans l’éventualité ou des employés ou des gestionnaires tomberaient malades pour assurer la continuité des services et bien les communiquer.
  • Utiliser, autant que possible, des outils plus « humain » que le texte – téléphone (lire un texto et entendre une voix humaine ne provoque pas les mêmes réponses chimiques dans le cerveau et l’appartenance à un groupe est plus forte lorsqu’il y a moins d’interfaces entre messager et récepteur).

Au passage, si durant cette crise vos employés vous disent qu’ils ont peur, ne minimisez pas. Ils vous donnent des informations pour que vous fassiez mieux votre travail…

3 – La flexibilité

C’est peut-être la chose la plus difficile à quantifier et à développer, surtout en pleine crise. Elle s’avère pourtant nécessaire si l’on veut s’adapter rapidement à une situation qui peut évoluer d’heure en heure. Dans ce cas-cil es compagnies qui ont des cultures très hiérarchisées auront beaucoup de difficulté à suivre puisque les processus y sont souvent si lourds qu’aucune décision ne peut être prise rapidement. Dans ces compagnies (en général plus grandes et comptant plus d’employés), certains secteurs seront plus agiles que d’autres. De quoi cela dépend ? Deux facteurs cruciaux : 1) la compétence des dirigeants et 2) leur liberté décisionnelle. Pour ces entreprises de grandes tailles, les directives générales sur les orientations doivent venir d’en haut (budgets débloqués, ressources allouées, permissions octroyées), mais la mise en oeuvre des solutions doit être laissée à la discrétion des départements, des équipes et même aux individus lorsque possible.

Après tout, personne n’est assez compétent pour jongler avec 300 balles et encore moins pendant une tempête de grêle… Mettez vos gens à contribution : tous vos employés ont des idées à partager pour solutionner les problèmes. En les consultant, vous les ferez participer au processus décisionnel et vous diminuerez à la fois votre anxiété et la leur – c’est aussi comme ça qu’on resserre les liens en équipe. Et si vous maintenez ces nouvelles habitudes de gestion plus collaborative après la crise, vous aurez contribué à rendre votre organisation plus résiliente pour la prochaine tempête.

Enfin, si vous êtes un gestionnaire peu habitué à gérer les équipes à distance et que vous vivez de l’anxiété dans la situation actuelle, Retrousse peut vous aider via du coaching en ligne, en vous aidant à animer vos discussions quotidiennes/hebdomadaires pour les rendre plus efficaces (tant aux niveaux logistique qu’émotionnel) et en vous donnant des suggestions d’améliorations à vos processus de communication interne. N’hésitez surtout pas à communiquer avec nous pour que l’on identifie avec vous les principaux points de friction et qu’on mette en place rapidement des solutions qui vous aideront à traverser cette crise et à en sortir transformé et plus fort!